In einer Welt, in der wir alle versuchen, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen, helfen uns Tipps zur Steigerung unserer Produktivität dabei, unseren Arbeitsalltag optimal zu nutzen. Bei Produktivität geht es jedoch nicht nur darum, mehr Widgets zu erstellen oder Ihr Arbeitsprodukt schneller zu entwickeln. Ich bin ein großer Fan von Charles Duhiggs Definition von effektiver Produktivität: Menschen dabei zu unterstützen, ihre Ziele mit weniger Abfall, Ängsten und Stress zu erreichen und mehr Gelegenheiten zu tun, was ihnen Spaß macht.
Ich habe einige Wege gefunden, die mir geholfen haben, an dieser Definition der Produktivität zu arbeiten, und sie könnten auch für Sie arbeiten!
1. Zuerst das schlechteste üben.
Manchmal kann es verlockend sein, die winzigen Dinge aus unserer Liste zu streichen, während man auf das große To-Do-Wissen schaut, das sich jeden Tag auf unserer Liste zu drehen scheint. Eines der Dinge, die mir dabei geholfen haben, meine Karriere zu machen Tage, die mehr produktiv sind, ist das schlechteste Motto. Also, Ieyeyballяmy meine Aufgaben für den Gegenstand, den ich am meisten fürchte und dort anfangen. Ich gehe auch noch einen Schritt weiter und sage mir, dass ich das nur 45 Minuten machen werde, und danach kann ich eine Funpause machen. Nachdem ich mich mit dem Start des gelöschten Projektes gesprochen habe, bin ich normalerweise gut dran, wenn die 45-Minuten-Marke vorüber ist, weil ich große Fortschritte mache. Der Rest meiner To-Do-Liste scheint im Vergleich blass zu sein!
Noch ein Tipp: яIn etwa 90 Prozent der Fälle, in denen ich keine Aufgaben habe, die ich nicht in Angriff nehmen kann, frage ich mich, ob das, was aufgeschrieben wird, ein Aktionsgegenstand ist, und ein Gesamtprojekt. Wenn es das letztere ist, versuche ich, diese große Aufgabe zu lösen In kleinere, umsetzbare Aufgaben kann ich es auch Tag für Tag vermeiden!
2. Gruppieren Sie Gleichgesinnte.
Es gibt wahrscheinlich mehr Möglichkeiten im Laufe unseres Tages, mit denen wir ähnliche Aufgaben gruppieren könnten, um Zeit zu sparen! Wenn Sie ständig zu verschiedenen Themen springen, benötigen Sie nicht nur mehr Zeit, um die anstehende Aufgabe zu erledigen, sondern es ist auch mehr Arbeit für Ihr Gehirn, um zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln. Psychologiestudien haben ergeben, dass jeder Wechsel nur eine Zehntelsekunde dauert, aber wenn Sie es tun, kann eine Menge einen Produktivitätsverlust von 40% bewirken!
Ich brauche ein paar Minuten zu Beginn des Arbeitstages, um meinen Tag zu überprüfen und Aufgaben zu ändern, die ähnlich sind, und die mit den Tageszeiten übereinstimmen, von denen ich weiß, dass ich diese Jobs am besten bewältigen kann. Ich persönlich bin nicht der Morgenmensch genug, um als Erstes große Telefonanrufe oder Meetings zu führen, also lasse ich sie normalerweise für den Nachmittag, wenn meine Augen vom Lesen des Computers ein wenig neblig sind und ich bereit bin, mich auszuruhen und zu plaudern!
3. Beschränken Sie die E-Mail-Prüfung.
Das hast du richtig gelesen! Dies kann zwar ein schrecklicher (und für manche uns scheinbar unmöglicher) Vorschlag sein, aber es hat den größten Unterschied gemacht, wie viel Arbeit ich an einem Tag erledigen kann. Oft stellen wir die Arbeit unseres Posteingangs mit Arbeit gleich, und das ist fast nie der Fall. In meinem LieblingsproduktivitätsbuchÜberprüfen Sie niemals Ihre E-Mail am Morgen,Julie Morgenstern erklärt, dass Sie sich nie erholen, wenn Sie Ihren Tag mit der Beantwortung von E-Mails beginnen, und dass Sie von Aufgabe zu Aufgabe springen müssen, sodass Ihr Posteingang den Tag laufen kann.
Durch die Beschränkung, wie viel wir in unsere E-Mails ein- und aussteigen, sitzen wir wieder auf dem Fahrersitz. Also, ich verwende eine Mischung aus Benachrichtigungen und Zeitblöcken, um auf meinen Posteingang zu antworten. Zum Beispiel bin ich um 8:30 Uhr im Büro, verpflichte mich jedoch, meine E-Mail-Adresse erst um 10:00 Uhr zu öffnen und ca. 30 Minuten zu antworten. Dies gibt mir eine Menge Zeit, um mit einem größeren Projekt zu beginnen, aber es ist noch nicht so spät am Tag, dass die Leute denken, ich würde ausgecheckt!
4. Machen Sie (produktive) Pausen.
Wir alle wissen, dass eine Arbeitspause unseren Fokus auffrischt. Sie können die Produktivität jedoch wirklich steigern, wenn Sie sich auf den Einsatz des Systems konzentrieren Recht Art von Pause. Am Nachmittag könnten Sie versucht sein, für eine kurze Kaffeepause abzuspringen und sich am Wasserkühler zu unterhalten. Es stellt sich jedoch heraus, dass es eine Wissenschaft ist, Arbeitspausen einzulegen und nachdenklicher zu sein, wo Sie sie in Ihrem Tag strukturieren. Dies kann Ihren Produktivitätsrhythmus verbessern!
Zum Beispiel schlägt die Pomodoro-Methode vor, dass Sie in sehr konzentrierten Zeitblöcken arbeiten, etwa 25 Minuten gerade und fokussiert, dann aufstehen und eine fünfminütige Pause machen und herumlaufen. Diese Strategie hilft Ihnen, Ablenkungen loszuwerden und sich intensiver zu konzentrieren. Wir alle wissen, dass ein Spaziergang den Blutfluss zu unseren Gehirnen steigern kann. Dies ist eine der ersten Aktivitäten, die ich für meine Pausen auswähle, gefolgt von gelegentlichem Kritzeln, um den Fokus und das Gedächtnis zu verbessern, oder einen schnellen Snack, um meinen Blutzuckerspiegel zu verbessern. Versuchen Sie es - Sie werden überrascht sein, was Sie in weniger als fünfzehn Minuten erledigen können!
5. Nicht doppelt eintauchen.
Wir sind alle schuldig, dieselbe E-Mail mehrmals am Tag oder in der Woche zu öffnen und zu schließen, weil wir einfach nicht dazu bereit sind oder das haben, was wir brauchen, um die Aufgabe zu erledigen. Dieses kleine Stück Zeit ist eine unserer größten Produktivitätseinbußen! Es braucht nicht nur Zeit für den Tag, sondern wenn wir es tun, trainieren wir subtil unser Gehirn, um zu zögern und der Bewertung, die wir beim ersten Mal machen, nicht zu trauen.
Wenn immer möglich, tue ich mein Bestes, eine Aufgabe nur einmal zu berühren. Manchmal bedeutet dies, dass ich möglicherweise keine E-Mail eröffne oder auf einen Anruf nicht reagiere. Dies gilt insbesondere, wenn ich weiß, dass ich die E-Mail nicht vollständig bearbeiten kann (dies ist jedoch in Ordnung). Die Zeitersparnis bei dieser Strategie bedeutet, dass nur sehr wenige Dinge länger dauern als nötig, da ich mich darauf konzentrieren kann, etwas vollständig zu vollenden.
6. Technologie einsetzen.
Technologie kann ein zweischneidiges Schwert sein - einige Tage. Durch Trolling Instagram für die besten Eyeliner-Tutorials der Welt können wir uns von weniger wichtigen Dingen entfernen. Bei richtiger Anwendung können jedoch produktivitätssteigernde Apps dazu beitragen, Ihr Leben in Gang zu bringen und die Idee der Produktivität zu nutzen - was uns mehr Möglichkeiten gibt, die Dinge zu tun, die uns gefallen!
Ich bin ein großer Fan von Apps wie Evernote, FocusBooster und Rescue Time, die alle meinen Tag effizienter gemacht haben! Evernote ist die Master-To-Do-Liste mit endlosen Anpassungsoptionen. Rescue Time half mir zu sehen, wo ich die meiste Zeit online verbringe (und auf welchen Websites), wodurch ich unnötiges Surfen im Internet reduzieren kann. Focus Booster ist eine App, die uns bei der oben genannten Pomodoro-Break-Methode hilft und daran erinnert, eine Pause einzulegen und den 25-minütigen Workblock abzusagen.