Sie fangen an, Ihre To-Do-Liste für den Tag aufzuschreiben und brechen sofort in Schweiß aus. Sie haben keine Ahnung, wie Sie das alles schaffen können.
Und der schlimmste Teil In Ihrem getrübten Zustand der Panik scheint alles gleich wichtig und zeitraubend zu sein. Wie kann erwartet werden, dass Sie effektiv Prioritäten setzen, wenn absolut alles als Priorität erscheint?
Das haben wir alle schon durchgemacht. Unsere Arbeitstage werden fleißig, unsere Postfächer werden voll und unsere To-Do-Listen können den Schneeball schnell außer Kontrolle bringen. Wenn Ihr Teller absolut voll ist, wird es noch schwieriger herauszufinden, wo Sie anfangen sollen.
Atmen Sie nur eine Minute lang ein. Während eine überwältigende Aufgabenliste normalerweise ausreicht, um Ihre Herzfrequenz zu beschleunigen, gibt es einige logische Fragen, die Sie sich stellen können, um Ihre Arbeitsbelastung zu verstehen und einen strategischen Angriffsplan zu entwickeln.
Die besten Fragen folgen der Struktur der Eisenhower Decision Matrix, einer Zeitmanagement-Methode, die einem nicht verifizierten Dwight Eisenhower-Zitat zugeschrieben wird. Dieses einfache Feld hilft Ihnen, Ihre Aufgaben und Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren.
Wenn Sie die Matrix für sich selbst skizzieren möchten, müssen Sie dies tun. Wenn Sie dies nicht möchten, können Sie mit diesen fünf Schlüsselfragen ein sehr ähnliches Endergebnis erzielen.
1. Was muss heute unbedingt getan werden?
Wenn Sie sich bereits gestresst fühlen, kann es eine Versuchung sein, Ihren Kalender durchzublättern, um einen Überblick darüber zu erhalten, was für die gesamte Woche oder den ganzen Monat auf Ihrer Agenda steht. Sie denken, das hilft Ihnen dabei, sich besser zu fühlen - aber in der Regel trägt dies nur dazu bei, dass Sie überwältigt werden.
Hier ist die Sache: Wenn Sie überflutet sind, ist die Präsentation, die Sie in zwei Wochen erledigen müssen, oder der große Bericht, der bis Ende des Monats abgeschlossen sein muss, wahrscheinlich nicht das Dringlichste auf Ihrem Teller.
Stattdessen müssen Sie einen Schritt zurücktreten und nur heute betrachten. Was sind die dringendsten Punkte auf Ihrer To-Do-Liste Was müssen Sie unbedingt anstreben, um die nächsten acht Stunden zu erledigen
2. Welche dieser dringenden Aufgaben sind am wichtigsten
Nun, da Sie eine Liste Ihrer dringendsten Aufgaben haben, ist es an der Zeit herauszufinden, welche davon die wichtigsten sind.
Aber sie sind alle wichtig! du denkst jetzt nach. Deshalb stehen sie alle auf meiner Liste! Sicher, Sie wollen diese Dinge trotzdem noch erledigen - aber jetzt müssen Sie sich auf die Dinge konzentrieren, die am kritischsten sind.
Überlegen Sie, welche Aufgaben Konsequenzen haben, wenn Sie sie nicht bis zum Ende des Tages erledigen. Werden Sie ein Gruppenprojekt aufhalten? Lassen Sie sich von Ihrem Chef verwerfen. Beschädigen Sie eine Kundenbeziehung
Das Nachdenken über Konsequenzen mag ein wenig beängstigend erscheinen. Es hilft Ihnen jedoch auch, herauszufinden, welche Aufgaben wirklich in diese Dringlichkeits- und Wichtigkeitsbox gehören - mit welchen Dingen Sie gleich anfangen möchten.
3. Kann eine dieser anderen dringenden Aufgaben delegiert werden?
Wenn Sie diese wichtigen Elemente herausgesiebt haben, bleiben möglicherweise noch andere dringende Aufgaben. Sie müssen so schnell wie möglich fertig werden, aber Sie betrachten sie auch nicht als Do-or-dieя-Elemente.
Da Sie ihnen keine große Bedeutung beimessen, handelt es sich dabei oft um kleine und sinnlose Aufgaben. Vielleicht sind es Dinge, wie ein Anruf oder eine E-Mail zu beantworten oder bis zum Ende des Tages Ihre Spesenabrechnung für die Buchhaltung auszufüllen.
Überlegen Sie sich bei diesen Dingen, die in das Feld Dringend und Nicht wichtig fallen, ob Sie sie delegieren oder automatisieren können.
Gibt es jemanden in Ihrem Team, der das von Ihrem Teller nehmen könnte, bis Sie wieder unter Ihre Füße kommen? Oder könnten Sie eine Art Automatisierung mit Zapier oder IFTTT einrichten, die diese lästige Aufgabe aus Ihrer Liste für Sie entfernen würde
Faire Warnung: Möglicherweise können Sie dies nicht sofort feststellen. Wenn Sie bereits begraben sind, möchten Sie wahrscheinlich keine Stunden für die Neuausrichtung Ihrer Arbeit aufwenden. Es lohnt sich jedoch, darüber nachzudenken, ob Sie Ihre Arbeitsbelastung in der Zukunft erheblich verbessern könnten.
Für die dringenden, aber unwichtigen Dinge, die auf Ihrer Liste bleiben Stellen Sie sie sofort nach den wichtigen und zeitraubenden Aufgaben an, die Sie festgelegt haben - so können Sie zuerst alle zeitsensiblen Dinge erledigen.
4. Welche Aufgaben sind wichtig, aber nicht unbedingt dringend
Jetzt, da die dringendsten Dinge getrennt sind, ist es an der Zeit, Ihre To-do-Liste erneut zu betrachten und die wichtigsten Dinge herauszuholen, die jedoch nicht unbedingt sofort erledigt werden müssen.
Die Chancen stehen gut, das sind die größeren Dinge, die Sie im Trichter haben. Es sind Projekte und Aufgaben, bei denen Sie ständige Fortschritte erzielen sollten. Sie müssen sich also nicht rechtzeitig mit dem stressigen Zeitraffer befassen.
Aber um das zu schaffen, bedarf es einiger Überlegung und Planung. Für die Aufgaben, die in Ihrem Feld Nicht dringlich und wichtig enden, sollten Sie sich also etwas Zeit nehmen, um diese Dinge in Ihrem Kalender zu bearbeiten. Legen Sie einige Minimeilensteine und selbst festgelegte Fristen fest, um sich auf dem Laufenden zu halten.
Auf diese Weise fühlen Sie sich nicht so, als würden Sie diese Projekte für den Tag einfach aus dem Weg schaffen - stattdessen priorisieren Sie sie entsprechend.
5. Können Aufgaben vollständig entfernt werden?
In der Lage zu sein, etwas von Ihrer To-Do-Liste vollständig zu entfernen, ist der Traum für alle, die sich dünn fühlen.
Denken Sie, das ist unmöglich Nun, wenn Sie noch Aufgaben auf Ihrer Liste haben, die Sie als nicht dringlich und als nicht wichtig einstufen würden, sind die Chancen gut, dass diese Elemente vollständig aus Ihrer Aufgabenliste gelöscht werden können.
Oft erledigen wir bestimmte Aufgaben eher aus Gewohnheit als aus Gründen der Notwendigkeit. Glücklicherweise hilft Ihnen die Entscheidungsmatrix, sofort alles zu identifizieren, was von Ihrem Teller entfernt werden kann.
Priorisieren kann immer eine Herausforderung sein - besonders schwierig wird es jedoch, wenn alles als Priorität erscheint. Glücklicherweise helfen Ihnen diese Fragen dabei, alle Ihre Aufgaben und Aufgaben zu sortieren und zu bestimmen, was eigentlich ganz oben auf Ihrer Liste stehen sollte.