Sie setzen sich an Ihren Computer, schnappen sich Ihren Lieblingsnotizblock und beginnen, eine To-Do-Liste für den Tag zu notieren: яBeantragen Sie diese E-Mail; den Fortschritt eines bestehenden Projekts überprüfen; erreichen Sie eine neue Verbindung, und beenden Sie die Prüfung (und Übermittlung!) einer großen Aufgabe.
Und bevor Sie es wissen, haben Sie kein Papier mehr - aber Sie wissen, es gibt noch so viel mehr zu tun. Und jetzt, anstatt Ihre To-Do-Liste als etwas zu betrachten, das die Produktivität ankurbelt, Sie organisiert hält und tatsächlich Hilfe Sie, Sie haben das Gefühl, es geht nur darum, Sie zu bekommen.
Wir waren alle dort! AtAn dieser scheinbar nie endenden Liste zu suchen macht keinen Spaß - vor allem, wenn es so viel zu erledigen gibt. Sie können nicht einmal bestimmen, wie und wo Sie anfangen sollen. Aber noch nicht in Panik geraten! Hier sind sechs Tipps, mit denen Sie Ihre To-Do-Liste priorisieren können, auch wenn Ihre Arbeitslast völlig unüberschaubar erscheint.
1. Schreibe nur was auf braucht erledigt werden.
Dieser Punkt scheint schmerzlich offensichtlich zu sein. Aber wenn Sie so etwas wie ich sind, wird Ihre To-Do-Liste immer (irgendwie) zu einem Abladeplatz. Dort notieren Sie all diese zufälligen Leckerbissen, die Ihnen in den Sinn kommen - ob es nun ein neues Buch zum Lesen ist oder eine Idee für ein langfristiges Projekt, mit dem Sie bald beginnen möchten.
Bevor du es weißt, die Liste, die dich fokussiert halten sollteEines Tages ist jetzt ein Dokument mit detaillierten Erinnerungen für die nächsten Monate. Jetzt ist es einfach, Sie fühlen sich mehr gestresst und überflutet, als Ihnen zu helfen, eine kurze Momentaufnahme der Dinge zu sehen, an denen Sie sich abmühen sollten heute.
Sie können immer noch vorgehen und all diese kleinen Dinge aufschreiben, die aus Ihrem Gehirn heraus auf Papier gefunden werden müssen. Nachdem Sie das getan haben, beginnen Sie nur für die nächsten 24 Stunden eine separate Aufgabenliste. Es wird dir helfen, dich weniger überfordert und viel klarer zu fühlen.
2. Erkennen Sie den Unterschied zwischen dringend und wichtig.
Und jetzt konzentrieren wir uns: :Wenn es sich nicht immer so anfühlt, gibt es einen großen Unterschied zwischen dringend und wichtig. Wenn Sie versuchen, sich aus einem lächerlich großen Stapel von Aufgaben herauszureißen, konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die dringend Eins - auch wenn dies bedeutet, dass wichtige Dinge für den nächsten Tag auf Ihrer Liste bleiben.
Wenn Sie versuchen, sich aus einem lächerlich großen Stapel von Aufgaben herauszureißen, sollten Sie sich nur auf die dringenden konzentrieren.
Bewaffnet mit einer bereits reduzierten To-Do-Liste (siehe Schritt 1), haben Sie einen guten Start, um zu erkennen, was Sie erreichen müssen. Aber jetzt fordere ich Sie auf, einen feinen Zahnkamm zu dieser vorhandenen Liste zu bringen. Fragen Sie sich für jeden Aktionspunkt: Muss dies unbedingt bis morgen früh erledigt werden?
Dies wird Ihnen helfen, die Dinge absolut zu trennen brauchen von den Dingen erledigt zu werden, die du wirklich wollen erledigt werden Wenn Sie bereits Zeit und Ressourcen benötigen, konzentrieren Sie sich auf die Barebones. Dinge, die keine dringende Frist haben, sollten sofort entfernt werden. (Fügen Sie sie der Überlaufliste hinzu, nicht Ihrer heutigen Aufgabenliste.)
3. Batch ähnliche Aufgaben zusammen.
Projekthüpfen - wir sind alle daran schuld. Sie beantworten eine E-Mail, machen ein wenig Fortschritte bei einem Projekt, antworten auf eine andere E-Mail und kehren dann zu dem Projekt zurück. Ja, du arbeitest schwer-aber arbeitest du wirklich? Clever Das ständige Wechseln der Gänge kann oft eine Ablenkung sein, was es Ihnen schwer macht, den Fokus zu behalten und ganze Aufgaben von Ihrer To-Do-Liste zu lösen.
Hier setzt das Konzept des Dosierens an. Zahlreiche Produktivitätsexperten haben behauptet, dass das Gruppieren ähnlicher Aufgaben in Chargen die Produktivität erheblich steigern kann. Also, Adresse alles von diesen verbliebenen E-Mails, und gehen Sie dann zu Ihrem größeren Projekt über. Sie werden sich sowohl hinsichtlich der Produktivität als auch beim Fokus positiv auskennen.
4. Verwenden Sie die Pomodoro-Technik.
Haben Sie von der Pomodoro-Technik gehört Wenn Sie leicht in die Falle der Ablenkung geraten, kann dies wirklich helfen, in der Zone zu bleiben. Grundsätzlich teilt es Ihren Arbeitstag in Stücke. Sie arbeiten 25 Minuten und machen dann eine fünfminütige Pause. Und dieser volle Zyklus wird als Pomodoro-Technik bezeichnet.
Das Einnehmen von Pausen kann nicht intuitiv erscheinen, wenn der Zeitplan bereits voll ist. Dieses Zeitmanagementsystem bewirkt jedoch ein Gefühl der Dringlichkeit. Sie sind motiviert, in diesen 25 Minuten so viel Arbeit wie möglich zu erledigen. Es ist ein großartiger Trick, um mit Ihrer Zeit mehr Vorsatz zu haben!
5. Schätze deine Zeit.
Wir alle beginnen unsere Arbeitstage mit den besten Absichten. Und ja, mit Ihrer To-Do-Liste zu ehrgeizig zu sein, klingt in der Theorie vielleicht nach einer guten Idee. Normalerweise bedeutet es jedoch, dass Sie den Tag frustriert fühlen.
Mit Ihrer To-Do-Liste zu ehrgeizig zu sein, klingt theoretisch nach einer guten Idee. Normalerweise bedeutet es jedoch, dass Sie den Tag frustriert fühlen.
Aus diesem Grund sollten Sie Zeitschätzungen zuweisen. Notieren Sie sich neben jeder Aufgabe, wie viel Zeit Sie denken, dass ein bestimmter Gegenstand benötigt wird. Machen Sie dann einige einfache Berechnungen und addieren Sie alles, einschließlich mindestens einer Stunde Pufferzeit für unerwartete Straßensperren. Wenn diese Schätzungen zu einer lächerlichen Zahl addieren, müssen Sie Ihre Artikel ernsthaft priorisieren - oder einen besonders langen Tag arbeiten, um all dies zu erreichen.
Diese Übung hilft Ihnen dabei, realistisch zu sein, was Sie erreichen wollen. Darüber hinaus können Sie proaktiv feststellen, ob Sie eine Frist verpassen oder nicht. Dies bedeutet, dass Sie dem Problem aus dem Weg gehen können und die erforderlichen Personen mit der wahrscheinlichen Verzögerung einschleifen können, anstatt um Verzeihung zu bitten, wenn Sie das Ziel verfehlt haben.
6. Einfach loslegen.
Die oben genannten Tipps können zweifellos hilfreich sein, wenn Sie versuchen, einen überwältigenden Arbeitsaufwand zu bewältigen. Aber manchmal ist es das Beste, einfach tief Luft zu holen und loszulegen.
Natürlich möchten Sie Ihre To-Do-Liste so methodisch und strategisch wie möglich angreifen. Sie möchten keine unnötige Zeit damit verschwenden, von Projekt zu Projekt zu springen. Sie möchten jedoch auch vermeiden, in die entgegengesetzte Falle zu geraten: Wenn Sie so viel Zeit damit verbringen, herauszufinden Wie Um mit Ihrer To-Do-Liste zu beginnen, verschwenden Sie am Ende Zeit, in der Sie ein paar Aufgaben abgebrochen haben.
Verwenden Sie daher bei der Verwaltung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben letztendlich Ihr bestes Urteilsvermögen. Schließlich kennt niemand Ihren Arbeitsstil (oder Ihre To-Do-Liste!) So gut wie Sie.