Die durchschnittliche Person sendet und empfängt irgendwo rund 205 E-Mails pro Tag. Das ist eine ziemlich überraschende Statistik, nicht wahr?
Aber wenn Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um darüber nachzudenken, ist das eigentlich nicht der Fall Das schockierend. Wir sind alle ziemlich besessen von unseren Posteingängen. Ich persönlich habe sechs E-Mail-Konten, und ich habe normalerweise das Gefühl, dass ich für mindestens zwei Minuten keinen Bildschirm verlassen kann, ohne dass eine neue E-Mail auf mich zukommt.
Wenn wir ständig mit neuen Nachrichten überschwemmt werden, die in unseren Postfächern auftauchen, wird es natürlich zu einfach, die E-Mail-Etikette ein wenig auszulassen. Und das ist nicht immer ein Problem! Wirklich, es ist nichts Falsches daran, Ihre Nachrichten lässig zu halten, wenn Sie einem Freund über Lunchpläne antworten oder von Ihrer Mutter nach einem Rezept fragen. In der Tat wäre es wahrscheinlich geradezu komisch, wenn Sie in diesen E-Mails unglaublich poliert und förmlich waren.
Wenn jedoch diese entspannten und unkomplizierten E-Mail-Gewohnheiten ihren Weg in Ihre berufliche Korrespondenz finden - beispielsweise eine E-Mail, die eine Bewerbung begleitet oder ein Informationsinterview beantragt -, können Sie langsam schlampig und sogar faul wirken.
Wenn Sie also mit Ihren Nachrichten etwas zu locker geworden sind, ist es wahrscheinlich Zeit für eine schnelle Auffrischung der Etikette, die mit professionellen E-Mails verbunden ist. Hier ist was Sie wissen müssen!
1. Setzen Sie einige Gedanken in Ihre Betreffzeile.
Da wir alle täglich mit überfüllten Postfächern zurechtkommen, müssen Sie es offensichtlich machen und genau wissen, worum es in Ihrer Nachricht geht - insbesondere in einem professionellen Umfeld, wenn Sie wissen, dass die Person, die sich am Ende Ihrer Nachricht befindet, bereits wahnsinnig ist beschäftigt.
Seien Sie also so beschreibend wie möglich mit Ihrer Betreffzeile. Etwas Unbestimmtes wie: TDachte, du würdest das lieben! funktioniert gut als Ihr Thema, wenn Sie einen hilfreichen Artikel an Ihren Freund weitergeben. Aber etwas ausführlicheres wie: Großartiger Artikel über Networking-Tipps! ist besser für einen professionellen Kontakt.
2. Verwenden Sie eine tatsächliche Begrüßung und Abmeldung.
Ich kann verstehen, dass ich Ihre E-Mail so kurz und direkt wie möglich halten möchte. Ich glaube jedoch nicht daran, diese beiden traditionellen Komponenten vollständig zu beseitigen. Stellen Sie sich E-Mails als digitalen Brief vor. Ihre Begrüßung und Ihr Abmelden binden Ihre gesamte Nachricht zusammen, und Sie behalten ein gewisses Maß an Professionalität bei, anstatt es offensichtlich zu machen, dass Sie schnell und ablenkend die gesamte Nachricht auf Ihrem iPhone abgetippt haben, während Sie im Supermarkt waren (auch wenn) das ist richtig!).
Egal, ob Sie mit einer Superformalität beginnen möchten. Liebe Susan, oder verwenden Sie etwas mehr Konversation wie: Hey, Susan! liegt ganz bei dir. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, diese Standardelemente einzubeziehen.
3. Kurzschrift und Emojis überspringen!
Während die beiden Kommunikationsformen bemerkenswert ähnlich geworden sind, wissen Sie bitte, dass E-Mails immer noch nicht dasselbe sind wie SMS. Dies bedeutet, dass Sie die Abkürzung und Akronyme wie LOL, OMG und sogar Haha völlig auslassen sollten. Sie haben keinen Platz in beruflichen E-Mails! Verwenden Sie stattdessen komplette Sätze: Das ist zu lustig! und sogar ein einfaches, Wow! um den gleichen Punkt in einer weitaus polierteren und professionelleren Weise zu vermitteln.
Emojis sind offen für Debatten, wenn es um arbeitsbezogene Korrespondenz geht - und selbst ich bin dafür bekannt, ab und zu ein freundliches Smiley-Gesicht zu werfen, wenn ich einen professionellen Kontakt schicke, zu dem ich eine enge Beziehung habe. Aber wenn Sie sich auch nur im geringsten unsicher fühlen, sollten Sie diese besser auslassen. Die gleiche Regel gilt für Ausrufezeichen. Sie werden sparsam eingesetzt und sind eine großartige Möglichkeit, Begeisterung auszudrücken. Überbeanspruchen Sie sie jedoch, und sie werden einfach unangenehm. Begrenzen Sie sie nur auf Sätze, wo Sie sich befinden wirklich will die Aufregung teilen.
4. Seien Sie vorsichtig mit Humor.
Ich bin sicher, dass Ihr Sarkasmus persönlich und charmant ist. In Ihren E-Mails können Sie jedoch leicht als frech und unhöflich wirken. Wenn also die Person am Empfang Ihrer Nachricht nicht bereits ein wirklich gutes Gefühl für Ihre Persönlichkeit und Ihren Sinn für Humor hat, sollten Sie mit Vorsicht vorgehen, wenn es darum geht, witziges Comeback in Ihrer Nachricht zu verwenden.
Ja, ich weiß, dass es das Gefühl gibt, dass Ihre E-Mails Ihre Persönlichkeit völlig verlieren. Sie sind jedoch eher trocken und langweilig als offensiv. Recht
5. Korrekturlesen, Korrekturlesen, Korrekturlesen!
Wir haben alle E-Mails gelesen, die mit Tippfehlern und Fehlern übersät sind. Wie war Ihr Eindruck vom Absender Nun, ich würde wetten, Sie dachten, diese Person wäre schlampig. Wenn er sich nicht einmal die Zeit nehmen kann, Ihren Namen richtig zu buchstabieren, sind Sie wahrscheinlich nicht zu aufgeregt, wenn Sie eine professionelle Beziehung mit dieser Person aufrechterhalten müssen.
Es sollte selbstverständlich sein, aber Sie müssen Ihre E-Mails vor dem Senden unbedingt Korrektur lesen. Suchen Sie nach Grammatikfehlern und Tippfehlern, und stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Substantive richtig geschrieben haben (Personen und Firmennamen denken!). Lassen Sie sich auch nicht die E-Mail-Adresse (Sie möchten sicherstellen, dass Sie an die richtige Person senden) und die Betreffzeile ein zweites Mal ansehen. Ein Thema, das liest, ich würde lieben, dass Sie Hilfe sind! macht wahrscheinlich nicht den besten ersten Eindruck.
6. Sofort antworten.
Zugegeben, das ist ein Punkt, mit dem ich ein bisschen ringe. Einerseits wünsche ich mir, dass wir den immensen Druck beseitigen könnten, den wir alle fühlen, ständig verbunden zu sein. Andererseits weiß ich, wie frustrierend es ist, auf eine Antwort von jemandem zu warten, wenn ich dringend eine Antwort brauche.
Wenn es um Ihre professionellen E-Mails geht, sollten Sie sich darum bemühen, umgehend zu antworten - normalerweise innerhalb eines Arbeitstages. Selbst wenn Sie in dieser Zeit keine detaillierte Antwort zusammenstellen können, sollten Sie zumindest die Basisstation berühren und den Absender darüber informieren, dass Sie die Nachricht erhalten haben und daran arbeiten. Es ist weitaus besser, als diese Person sich fragen zu lassen, ob ihre Notiz ziellos im Cyberspace schwebt.
Qualität jedoch nicht für Geschwindigkeit opfern. Sie möchten keine halbherzige Antwort abfeuern so schnell, dass Sie es versäumen, eine nachdenkliche und vorteilhafte Antwort zusammenzustellen (es sei denn, Sie senden nur eine der oben genannten Bestätigungsnachrichten). Die Leute werden nicht glücklich sein, Ihre Antwort zu erhalten, wenn sie die Marke völlig verfehlt oder nicht antworten alles ihrer Fragen.
Wir alle fühlen uns an unsere Postfächer gebunden. Also, wer kann uns wirklich beschuldigen, dass unsere E-Mail-Etikette ein wenig rutscht? Aber wenn es um Ihre berufliche und berufliche Korrespondenz geht, ist es wichtig, dass Sie Ihr Bestes geben, um so professionell wie möglich zu bleiben. Verwenden Sie diese Tipps und Sie stellen sicher, dass Sie polierte E-Mails herstellen!